Der natürliche Rhythmus eines Großhandelstages

Großhandels-, Vertriebs- und Serviceteams verbringen ihren Tag oft damit, Versand, Lieferung und Papierkram ineinander zu verweben. Jede Ware, die das Lager verlässt, begleitet ein Lieferschein, erreicht den Kunden und wird danach mit einer Rechnung erfasst. Wenn jedes Glied dieser Kette an einer anderen Stelle neu geschrieben wird, kostet das Zeit und kann unterschiedliche Informationsstände im Team erzeugen.

Das integrierte kaufmännische Set von Arniva führt Kontokorrent, Lager, Depot, Bank, Lieferscheine, Angebote und Auftragsverfolgung unter einem Dach zusammen. So kann der Weg vom Lieferschein zur Rechnung als ein durchgehender Ablauf verlaufen. Teams arbeiten zwischen Büro und Außendienst in einem ruhigeren Takt, ohne dieselben Angaben zweimal zu erfassen.

Jeder Ablauf beginnt mit dem Auftrag

Der Ablauf startet mit dem Kundenauftrag. Sind Kontodaten, Artikelpositionen und Lieferadresse mit diesem Datensatz verknüpft, weiß das Lagerteam von Anfang an, was vorbereitet werden muss. Ein einziger Datensatz statt Notizen, die zwischen Auftrag und Versand weitergereicht werden, macht fehlende Positionen zudem leichter erkennbar.

Angebots- und Auftragsverfolgung ist besonders bei Stammkunden hilfreich. Ein Blick auf frühere Aufträge erleichtert die Vorbereitung eines neuen, weil sich leichter erinnern lässt, welche Produkte meist zusammen bestellt werden.

Den Weg der Ware aus dem Lager nachverfolgen

Bei der Versandvorbereitung bestätigen Barcode-Erfassung und Bestandsführung, dass jede Position tatsächlich abgegangen ist. Mit der Live-Bestandskontrolle sieht die Lagerleitung versandte und verbleibende Mengen auf demselben Bildschirm. Schätzungen aus der Lieferscheinerstellung werden durch geprüfte Zahlen ersetzt.

Bei mehreren Lagern oder Fahrzeugen zeigen lagerbezogene Datensätze, wo sich jeder Artikel befindet. So kann das Team den nächsten Versand planen, ohne böse Überraschungen.

Ein durchgehender Ablauf vom Lieferschein zur Rechnung

Die Logik folgt einer einfachen Reihenfolge, wobei jeder Schritt den Datensatz des vorherigen übernimmt:

  1. Für den Versand wird ein Lieferschein erstellt und seine Positionen mit dem Lagerausgang abgeglichen.
  2. Die Positionen des Lieferscheins werden ohne Neuerfassung in die Rechnung übernommen.
  3. Steuer-, Einheiten- und Kontodaten werden vor der Fakturierung nochmals geprüft.
  4. Die Rechnung wird auf dem zugehörigen Kontokorrent gebucht und der Vorgang schließt sich in einem Datensatz.

Aktuelle Regeln und Fristen zur e-Rechnung entnehmen Sie bitte den aktuellen Bekanntmachungen der GİB. Arniva unterstützt Sie dabei, einen Ablauf einzurichten, der zu Ihrem Team passt; die gesetzlichen Vorgaben selbst bestimmen die offiziellen Veröffentlichungen.

Beispielrechnung

Angenommen, rein hypothetisch, ein Vertriebsteam erstellt täglich 10 Lieferscheine und das erneute Erfassen jeder Rechnung dauert 3 Minuten. Das wären 30 Minuten pro Tag nur für die Neuerfassung. Läuft dieselbe Arbeit als ein Ablauf, kann diese Zeit für die Prüfung der Unterlagen im Büro genutzt werden.

Der Versand läuft weiter, wenn das Internet ausfällt

Außendienstteams arbeiten oft in Gebieten mit schwacher Verbindung. Die halbhybride Architektur von Arniva hilft hier: Fällt das Internet aus, arbeitet die Filiale weiter, und sobald die Verbindung zurückkehrt, werden die Daten an die Zentrale übertragen. Versand- und Lieferscheindaten werden so nicht durch ein Verbindungsproblem aufgehalten.

Kundendaten werden nicht bei Arniva gespeichert, sondern bleiben auf dem eigenen Server des Kunden, sodass das Team seine Datensätze selbst verwaltet. Genau zu wissen, wo Datensätze liegen, sorgt außerdem bei Prüfungen für Gelassenheit.

Klare Zuständigkeiten zwischen Büro und Außendienst

Ein reibungsloser Ablauf setzt voraus, dass jeder seinen Teil kennt. Das Lagerteam schließt die Versanddaten ab, das Vertriebsteam begleitet Kontokorrent und Aufträge, und die Buchhaltung prüft am Ende die Rechnungsdaten. Jeder arbeitet an seinem eigenen Bildschirm, während der gemeinsame Datensatz an einer Stelle liegt. Entscheidungen werden dann anhand des Datensatzes getroffen und nicht aus dem Gedächtnis.

  • Lager: Versand und Bestandsbewegungen
  • Vertrieb: Aufträge, Angebote und Kontokorrent
  • Büro: Prüfung des Übergangs vom Lieferschein zur Rechnung

Fazit

Ein durchgehender Ablauf vom Lieferschein zur Rechnung macht den Papierkram für Großhandels- und Vertriebsteams leichter. Wenn Auftrag, Versand und Rechnung dieselbe Datenkette teilen, sinkt die doppelte Erfassung und das Team kann sich stärker auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Um zu erfahren, wie Ihr System zu diesem Ablauf passt, besuchen Sie arniva.tr oder rufen Sie werktags zwischen 09:00 und 18:00 Uhr unter 0850 307 80 80 an. Der Support erfolgt während der Geschäftszeiten per Telefon und Fernzugriff.