In Märkten und gewerblichen Betrieben mit mehreren Filialen gehört die Frage, wie Waren von einer Filiale in eine andere nachvollziehbar bewegt werden, zu den häufigsten Themen. Wenn ein Produkt ein Lager oder eine Verkaufsstelle verlässt und in einer anderen Filiale ankommt, erleichtert die Erfassung dieser Bewegung sowohl die Lagergenauigkeit als auch die buchhalterische Ordnung. Mit Arniva folgt ein Transfer zwischen Filialen einer klaren Erfassungsstruktur in einem durchgehenden Ablauf, vom Versand bis zum Wareneingang.

In diesem Artikel erklären wir, wie ein Transfer geplant und erfasst wird, wie sich Lagerbewegungen zweier Filialen abgleichen lassen und wie die Zentrale den Prozess verfolgen kann. Die Beispiele dienen der Veranschaulichung eines allgemeinen Vorgehens; Ihre eigenen Abläufe und Mengen können selbstverständlich abweichen.

Was erleichtert die Erfassung eines Transfers?

Versendungen zwischen Filialen werden häufig telefonisch, auf Notizzetteln oder mündlich geplant. Diese Flexibilität bringt kurzfristig Tempo, kann aber später schwer rekonstruierbar sein: Welches Produkt wurde wann, in welcher Menge und mit welchem Versanddokument verschickt? Die Erfassung im System macht diese Informationen für beide Seiten auf demselben Bildschirm sichtbar.

Ein erfasster Transfer beantwortet diese Fragen von Beginn an: Welches Produkt, wie viele Einheiten, von welcher Filiale zu welcher Filiale, mit welchem Versanddokument, und stimmt die empfangene Menge? So sinkt der Zeitaufwand für Zähldifferenzen und Missverständnisse.

Ein Schritt-für-Schritt-Ablauf vom Versand bis zum Empfang

In Arniva verläuft der Transferprozess in der Regel in folgender Reihenfolge:

  1. Die versendende Filiale legt den Transferbeleg an und erfasst die Produkte mit ihren Mengen.
  2. Nach Freigabe des Versands wird die entsprechende Menge vom Bestand der versendenden Filiale abgebucht und der Transfer wechselt in den Status unterwegs.
  3. Die empfangende Filiale zählt die eingehenden Produkte physisch und erfasst die Mengen im System.
  4. Stimmen die Mengen überein, wird der Transfer abgeschlossen; gibt es eine Abweichung, erscheint sie als eigener Datensatz, der geprüft werden kann.

Worauf auf Seiten des Absenders zu achten ist

Beim Anlegen des Versandbelegs ist es wichtig, Artikelnummern und Einheiten korrekt auszuwählen. Eine Verwechslung von Karton und Einzelstück kann beispielsweise in beiden Filialen ein falsches Bestandsbild erzeugen. In Märkten mit Barcode-Arbeit verringert das Scannen der erfassten Artikel dieses Risiko.

Auf Seiten des Empfängers

Beim Wareneingang werden die Produkte physisch gezählt und mit der versendeten Menge im System verglichen. Eine Notiz zum Grund bei nicht übereinstimmenden Positionen erleichtert die spätere Prüfung. Ist der Empfang abgeschlossen, ergänzen sich die Lagerbewegungen beider Filialen.

Abgleich der Lagerbewegungen zweier Filialen

Der wichtigste Vorteil eines Transfers besteht darin, dass er in einem einzigen Beleg zeigt, wie Ware einen Ort verlässt und an einem anderen ankommt. Die Ausbuchung in der versendenden Filiale und die Einbuchung in der empfangenden Filiale sind über dieselbe Transfernummer verknüpft. So können Zentrale und Filialleitung den Weg eines Produkts im Nachhinein nachverfolgen.

Beispielrechnung

Angenommen, Filiale A versendet beispielsweise 20 Einheiten Wasser und 10 Packungen Nudeln an Filiale B. Zählt Filiale B bei Eingang 20 Wasser und 9 Packungen Nudeln, zeigt das System beim Wasser eine vollständige Übereinstimmung und bei den Nudeln eine Differenz von einer Einheit. Die Abweichung wird damit bereits beim Empfang sichtbar und kann nachvollziehbar geprüft werden.

Praxisnutzen in Märkten und gewerblichen Betrieben

In Marktketten und gewerblichen Betrieben dienen Transfers zwischen Filialen meist der Regalauffüllung, der saisonalen Warenverteilung und dem Umlagern von Überbeständen an einen anderen Standort. Die Erfassung dieser Vorgänge schafft einen genaueren Überblick darüber, wie viel Ware an welcher Filiale verfügbar ist.

  • Versendungen vom Lager in die Filiale und zwischen Filialen werden in einer gemeinsamen Erfassungsstruktur gebündelt.
  • Die Artikelerfassung per Barcode verkürzt Versand- und Empfangszeiten.
  • Transferbelege können bei Inventur- und Zählarbeiten als Referenz dienen.
  • Produktbewegungen zwischen Filialen und Händlern werden übersichtlicher.
  • Die Erfassung läuft auch bei unterbrochener Internetverbindung weiter; nach der Wiederverbindung werden die Daten synchronisiert.

Steuerung durch die Zentrale und Berechtigungen

In Strukturen mit mehreren Filialen besteht der Kernbedarf der Zentrale darin, Bewegungen zwischen den Filialen an einem Ort zu sehen. Transferberichte zeigen, welche Produktmengen wann von welcher Filiale zu welcher Filiale gingen, und unterwegs befindliche Transfers lassen sich gesondert verfolgen. Diese Übersicht bildet eine konkrete Grundlage für Bestellentscheidungen und die Verteilung des Bestands.

Eine klare Berechtigungsstruktur wird ebenfalls empfohlen. Wenn Anlegen, Freigeben und Empfangen von Transfers unterschiedlichen Rollen zugeordnet sind, werden Verantwortlichkeiten eindeutig. Zu Belegen beim Versand und den damit verbundenen rechtlichen Pflichten beachten Sie bitte die aktuellen Bekanntmachungen der GİB.

Fazit

Die Erfassung von Lagertransfers zwischen Filialen erhöht die Bestandsgenauigkeit, macht Zähldifferenzen früh sichtbar und schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Zentrale und Filialen. Mit Arniva läuft dieser Prozess vom Versand bis zum Empfang in einem Ablauf. Ausführliche Informationen und eine auf Ihren Betrieb abgestimmte Einrichtung finden Sie unter arniva.tr, oder Sie erreichen uns unter 0850 307 80 80. Telefonische und Fernwartungsunterstützung erhalten Sie während der Geschäftszeiten, Montag bis Freitag, 09:00-18:00 Uhr.