Toptan ve dağıtım gününün doğal akışı

Toptan satış, dağıtım ve servis yapan ekiplerin günü çoğu zaman sevkiyat, teslimat ve evrak işleriyle iç içe geçer. Depodan çıkan her mal bir irsaliye ile yola düşer, müşteriye ulaşır ve sonrasında fatura ile kayda bağlanır. Bu zincirin her halkasının ayrı bir yerde yeniden yazılması hem zaman alır hem de ekip arasında bilgi farklarını ortaya çıkarabilir.

Arniva'nın ticari entegre seti; cari, stok, depo, banka, irsaliye, teklif ve sipariş takibini aynı çatıda topladığı için irsaliyeden faturaya geçiş tek bir akış olarak ilerleyebilir. Aynı bilgiyi iki kez girmeden, ofis ve saha arasında daha sakin bir tempoda çalışmak mümkün hale gelir.

Her şey siparişle başlar

Akış, müşteriden gelen siparişin kaydıyla başlar. Cari bilgisi, ürün kalemleri ve teslim adresi bu kayda bağlandığında depo ekibi hangi malın hazırlanacağını baştan bilir. Sipariş ile sevkiyat arasında kâğıt üzerinde dolaşan notlar yerine tek bir kayıt kullanıldığında, eksik kalan kalemler de daha kolay görülür.

Teklif ve sipariş takibi, özellikle tekrar eden müşterilerde faydalıdır. Önceki siparişlerin izini sürmek, yeni sipariş hazırlarken hangi ürünlerin genelde birlikte istendiğini hatırlamayı kolaylaştırır.

Depodan çıkan malın izini tutmak

Sevkiyat hazırlığında barkod okutma ve stok takibi, her kalemin gerçekten çıkıp çıkmadığını netleştirir. Anlık envanter kontrolü sayesinde depo sorumlusu, sevk edilen miktarla stokta kalan miktarı aynı ekranda görür. Böylece irsaliye kesilirken yapılan tahminler yerini doğrulanmış verilere bırakır.

Birden çok depo ya da araç varsa, depo bazlı kayıtlar hangi malın nerede olduğunu netleştirir. Ekip bu sayede bir sonraki sevkiyatı planlarken sürpriz yaşamaz.

İrsaliyeden faturaya tek akış

Akışın mantığı basit bir sırayla ilerler. Her adım bir öncekinin kaydını taşır:

  1. Sevkiyat için irsaliye kaydı oluşturulur ve kalemler depodan çıkışla eşleşir.
  2. İrsaliyedeki kalemler, yeniden yazılmadan faturaya taşınır.
  3. Vergi, birim ve cari bilgileri fatura öncesinde son kez kontrol edilir.
  4. Fatura, ilgili cari hesabın hareketine işlenir ve evrak tek kayıtta kapanır.

e-Fatura uygulamasına ilişkin güncel kurallar ve zaman çizelgeleri için GİB'in güncel duyurularına bakmanızı öneririz. Arniva, bu süreçte ekibinizin işini kolaylaştıracak akışı kurmanıza yardımcı olur; mevzuatın kendisini ise resmi duyurular belirler.

Örnek hesap

Örneğin, varsayımsal olarak bir dağıtım ekibi günde 10 irsaliye keser ve her biri için faturayı ayrıca yeniden girmek 3 dakika sürsün. Bu durumda günde 30 dakika yalnızca yeniden giriş için harcanır. Aynı işlem tek akışta yapıldığında, bu süre ofis tarafında evrak kontrolüne ayrılabilir.

İnternet kesilse de sevkiyat durmaz

Saha ekipleri çoğu zaman şebeke çekmeyen bölgelerde çalışır. Arniva'nın yarı hibrit mimarisi bu durumda da işe yarar: internet kesildiğinde şube işleme devam eder, bağlantı geri geldiğinde veriler merkeze gönderilir. Böylece sevkiyat ve irsaliye kayıtları bağlantı sorunu yüzünden bekletilmez.

Müşteri verisi Arniva'da tutulmaz, müşterinin kendi sunucusunda kalır. Ekip kendi kayıtlarını yönetir ve kayıtların nerede durduğunu bilmek denetim sırasında da rahatlık verir.

Ofis ve saha arasında net sorumluluk

Akışı sağlıklı yürütmenin bir yolu, her adımın kimin sorumluluğunda olduğunu açık tutmaktır. Depo ekibi sevkiyat kaydını tamamlar, satış ekibi cari ve sipariş bilgilerini izler, muhasebe ise fatura kayıtlarını son kez kontrol eder. Herkes kendi ekranında çalışır; ortak kayıt ise tek bir yerde durur. Böylece kararlar hafızadan değil kayıttan çıkar.

  • Depo: sevkiyat ve stok hareketleri
  • Satış: sipariş, teklif ve cari takibi
  • Ofis: irsaliyeden faturaya geçişin kontrolü

Sonuç

İrsaliyeden faturaya tek akış, toptan ve dağıtım ekiplerinin evrak işlerini daha az yorucu hale getirir. Sipariş, sevkiyat ve fatura aynı kayıt zincirinde ilerleyince bilgi tekrarı azalır, ekip daha çok işin kendisine odaklanır. Sisteminizin bu akışa nasıl uyacağını öğrenmek için arniva.tr adresini ziyaret edebilir ya da Pazartesi-Cuma 09:00-18:00 saatleri arasında 0850 307 80 80 numaralı hattan bize ulaşabilirsiniz. Destek, mesai saatleri içinde telefon ve uzaktan erişim üzerinden sunulur.